No.022

《差し込み印刷》はがき宛名印刷の住所録編集設定と印刷直前まで

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Word の差し込み印刷機能を使い、年賀状などの宛名面を印刷したいと思います。

任意の Word を開き、[差し込み文書]タブ－[作成]グループ－[はがき印刷]－[宛名面の作成] をクリックし、はがき宛名面作成ウィザードより作成します。
ウィザード終盤で、[標準の住所録ファイル]オプション（住所録を今から作成する）、[既存の住所録ファイル]オプションなど住所録の指定をして完了します。

ここまでのはがき宛名面作成ウィザードの設定は、ヘルプ「《差し込み印刷》はがき宛名印刷で宛名面を作成する」をご参照ください。

今回はここからのお話、住所録を指定してから、宛名面を実際の印刷する状態に仕上げるまでをご紹介していきます。
[標準の住所録ファイル] のケースと [既存の住所録ファイル] のケース、最後に、両方のケースに共通する宛名面の編集についてご案内します。

＜標準の住所録ファイル＞

住所録を一から作成するケースとなります。
はがき宛名面作成ウィザードの [標準の住所録ファイル]オプションでは、[ファイルの種類] を Microsoft Excel、Microsoft Word、Microsoft Access のアプリから選択できるようになっています。
ウィザードで作成した差し込み文書を開いた状態からの住所録編集は、次の場所から行います。

[差し込み文書]タブ－[差し込み印刷の開始]グループ－[アドレス帳の編集] をクリックします。
[差し込み印刷の宛先]ダイアログボックスの右下、[データソース] で表示されたファイルを選択し、[編集]ボタンをクリックします。
表示される [データソースの編集]ダイアログボックス（アプリが Excel、Accessの場合）、または [データフォーム]ダイアログボックス（アプリが Wordの場合）で編集することができます。
左下 [新しいエントリ]ボタンをクリックして複数件登録することができます。
ダイアログボックスをそれぞれ [OK] し確定します。

上記の編集は、1件1件の手書きとなります。

住所録（アドレス帳）の編集は、直接ファイルを開いて編集することもできます。
データが多い場合など、アプリの通常編集ができますのでおススメです。
データソースは、既定で次の場所にできあがります。（ドキュメント配下の[My Data Sources]フォルダー内）

　　C:¥Users¥ユーザー¥Documents¥My Data Sources

ウィザードでどのアプリを指定しても、上記場所に保存され「Address20.拡張子」の名前となります。

＜既存の住所録ファイル＞

ウィザードで既存の住所録ファイルを差し込んで作成したケースです。
はがき宛名面で表示されるデータは、既定のフィールドが設定されており、項目名が決まっています。
先の[差し込み印刷の宛先]ダイアログボックスでの項目が、既定の項目名です。

差し込んだ住所録ファイルの項目名と既定の項目名は、一致していないと宛名面に表示されません。
そこで、住所録ファイルの項目を表示されるために、フィールドを対応させることができるようになっています。
フィールドの対応は、[差し込み文書]タブ－[文章入力とフィールドの挿入]グループ－[フィールドの対応] をクリックし設定します。
表示された [フィールドの対応]ダイアログボックスで、左に表示された既定の項目名に対応する差し込みデータの項目を、右列で指定することができます。