No.023

《差し込み印刷》差し込み文書の印刷方法

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はがき宛名印刷をはじめ、差し込み文書を設定し、いよいよ印刷するときの、いくつかの方法をご紹介していこうと思います。
特に失敗したくないはがき宛名印刷の画像で、ご案内していきます。

差し込み文書の印刷の前に、必ず差し込みデータの配置やサイズ等を確認しましょう。

[差し込み文書]タブ－[結果のプレビュー]グループ－[結果のプレビュー]ボタンをオンにすると、差し込んだデータを表示して確認することができます。
その右上の横向きの△が並ぶレコード移動のボタンを使用して、他のデータも確認します。

それでは印刷していきましょう。印刷と言えば、[ファイル]タブ－[印刷]（ショートカットキー Ctrl + P）ですが、この通常印刷では、現在表示されているデータのみの印刷となります。

差し込んだ文書をすべてまたは部分的に印刷するには、[差し込み文書]タブ－[完了]グループ－[完了と差し込み]－[文書の印刷] を使用します。

表示された [プリンターに差し込み]ダイアログボックスで、印刷するレコードを指定します。
最後のオプション [最初のレコード]、[最後のレコード] には、数値を指定します。

しかし特に宛名面の印刷など、大半はそのままの印刷で問題ないが、一部レイアウトを替えたり内容を変更したいといった場合、差し込み印刷には次の便利な機能が備わっています。

[差し込み文書]タブ－[完了]グループ－[完了と差し込み]－[個々のドキュメントの編集] をクリックしますと、[新規文書への差し込み]ダイアログボックスが表示され、指定したデータの差し込みが完了した新規文書が作成されます。

[個々のドキュメントの編集] で作成された文書は、ページごとでレイアウトや内容を編集できます。

最後に、[差し込み文書]タブ－[完了]グループ－[完了と差し込み]－[電子メールメッセージへの送信] では、差し込み文書を電子メールで送ることができ、メルマガのようなことが可能です。

差し込みデータの [電子メール_アドレス]フィールドにメールアドレスの設定がある場合、各メールアドレス宛に、差し込み文書を本文にして送信します。

《差し込み印刷》 差し込み文書の印刷方法